Bilindiği üzere, Açık Öğretim Lisesine Kayıt olan öğrencilerin kayda esas evrakları iki farklı yerde arşivlenmektedir. 2010 yılı ve öncesinde kayıt olanların dosyaları Açık Öğretim Lisesi arşivinde (Ankara) bulunmakta iken; 2011 ve sonraki yıllarda kayıt olan öğrencilerin dosyaları il ve ilçelerde oluşturulan irtibat bürolarında (Halk Eğitimi Merkezleri, Mesleki Eğitim Merkezleri) arşivlenmektedir.
Sınavlar sonrasında mezuniyet aşamasına gelen öğrencilerin dosyaları arşivlerden çekilerek diplomaya esas bilgileri (Adı, Soyadı, Ana Adı, Baba Adı, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Daha Önce Mezun Olduğu Okul vb.) güncellenmektedir. Ayrıca kayda esas evrakları da tekrar gözden geçirilmektedir. Bu işlemler için Açık Öğretim Lisesi arşivindeki dosyalar merkezde olması nedeniyle hemen inceleme ve güncellemesi yapılmakta, taşradan istenen dosyalar da Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğüne (Ankara) intikal ettikten sonra incelenmektedir. Dosyası taşrada bulunan öğrencilerin bu işlem süresince (dosyaları incelenip mezun yapılma aşamasına kadar) sistemde öğrencilik durumları “Mezuniyet İncelemesinde” şeklinde görüntülenmektedir. Mezuniyet incelemesinde olan öğrenciler “Mezun” konumuna gelene kadar Çıkma Belgesi, Mezuniyet Yazısı alamazlar.
Mezuniyet incelemesi sonrasında belge ve bilgilerinde bir sorun olmayanlar “Mezun” edilerek öğrencilik durumları mezun konumuna getirilir.
Sınavlar sonrasında mezuniyet aşamasına gelen öğrencilerin dosyaları arşivlerden çekilerek diplomaya esas bilgileri (Adı, Soyadı, Ana Adı, Baba Adı, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Daha Önce Mezun Olduğu Okul vb.) güncellenmektedir. Ayrıca kayda esas evrakları da tekrar gözden geçirilmektedir. Bu işlemler için Açık Öğretim Lisesi arşivindeki dosyalar merkezde olması nedeniyle hemen inceleme ve güncellemesi yapılmakta, taşradan istenen dosyalar da Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğüne (Ankara) intikal ettikten sonra incelenmektedir. Dosyası taşrada bulunan öğrencilerin bu işlem süresince (dosyaları incelenip mezun yapılma aşamasına kadar) sistemde öğrencilik durumları “Mezuniyet İncelemesinde” şeklinde görüntülenmektedir. Mezuniyet incelemesinde olan öğrenciler “Mezun” konumuna gelene kadar Çıkma Belgesi, Mezuniyet Yazısı alamazlar.
Mezuniyet incelemesi sonrasında belge ve bilgilerinde bir sorun olmayanlar “Mezun” edilerek öğrencilik durumları mezun konumuna getirilir.
İnceleme Sonrasında Kimlerin Mezuniyetleri İptal Edilir?
1. Sehven sahte ve geçersiz belge ile kaydı yapılanlar,
2. Yeni kayıt sonrasında getirmiş olduğu belgelerdeki (tasdikname, denklik vb.) bilgilerin yanlış girilmesi (başarısız derslerin başarılı girilmesi, dönemlerin fazla girilmesi, devamsızlıktan sınıfta kalmasına rağmen işlenmemesi gereken dönem ve notlarının işlenmesi vb.),
2. Yeni kayıt sonrasında getirmiş olduğu belgelerdeki (tasdikname, denklik vb.) bilgilerin yanlış girilmesi (başarısız derslerin başarılı girilmesi, dönemlerin fazla girilmesi, devamsızlıktan sınıfta kalmasına rağmen işlenmemesi gereken dönem ve notlarının işlenmesi vb.),
3. Açık Öğretim Ortaokuluna kayıt olması gerekirken Açık Öğretim Lisesine sehven kaydı alınanlar.
Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğünde yapılan incelemeler sonucunda “Mezuniyet İncelemesinde” olan öğrencilerin çok az bir kısmının yukarıdaki sebeplerden dolayı mezuniyeti iptal edilerek “Aktif” öğrenci konumuna getirilmektedir. Bu öğrencilerin şartları tamamladıktan sonra mezun edilmektedir.
Mezuniyeti iptal edilirken öğrencilerin kendilerine (sistem üzerinden mesaj, telefon veya yazı ile) ulaştırılan bilgiler doğrultusunda kaydını yenileyerek sınavlara girmek zorundadır. Öğrencilik durumları “Mezuniyet İncelemesinde” olan öğrenciler ilk kayıt yaptırdığı irtibat bürosunca dosyasının Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğüne gönderilip gönderilmediğini takip edebilirler. “Mezuniyet İncelemesi” sonrasında “Mezun” konumuna getirilen öğrencilerin dosyaları Açık Öğretim Lisesine ulaşmış ve incelemesi sorunsuz yapılmış demektir.
Mezuniyeti iptal edilirken öğrencilerin kendilerine (sistem üzerinden mesaj, telefon veya yazı ile) ulaştırılan bilgiler doğrultusunda kaydını yenileyerek sınavlara girmek zorundadır. Öğrencilik durumları “Mezuniyet İncelemesinde” olan öğrenciler ilk kayıt yaptırdığı irtibat bürosunca dosyasının Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğüne gönderilip gönderilmediğini takip edebilirler. “Mezuniyet İncelemesi” sonrasında “Mezun” konumuna getirilen öğrencilerin dosyaları Açık Öğretim Lisesine ulaşmış ve incelemesi sorunsuz yapılmış demektir.
Not 1: 2011 ve 2012 yılları içerisinde Lise ve Anadolu Liselerinde Açık Öğretim Lisesine kayıt yaptıranların dosyaları bulundukları il ve ilçelerdeki Halk Eğitimi Merkezi Müdürlükleri bünyesinde oluşturulan irtibat bürolarına devredilmiştir.
Not 2: “Mezuniyet İncelemesinde” olan öğrencilerin dosyalarının tamamı Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğüne gönderilmemesi halinde diğer mezun olan öğrencilerin de diploma işlemleri yapılamamaktadır. Bu nedenle sınav sonuçları açıklandıktan sonra mezuniyet incelemesinde olan öğrencilerin dosyalarının geciktirilmeden hemen gönderilmesi gerekmektedir.
Not 3: Dosyalar Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğüne gönderilirken içerisindeki kayda esas belgelerin ve notlarının tam olmasına mezun olduğu ilköğretim – ortaokul bilgilerinin olmasına özellikle dikkat edilmeli, belge ve bilgi eksikliği olan dosya tamamlanarak gönderilmelidir.
Not 2: “Mezuniyet İncelemesinde” olan öğrencilerin dosyalarının tamamı Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğüne gönderilmemesi halinde diğer mezun olan öğrencilerin de diploma işlemleri yapılamamaktadır. Bu nedenle sınav sonuçları açıklandıktan sonra mezuniyet incelemesinde olan öğrencilerin dosyalarının geciktirilmeden hemen gönderilmesi gerekmektedir.
Not 3: Dosyalar Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğüne gönderilirken içerisindeki kayda esas belgelerin ve notlarının tam olmasına mezun olduğu ilköğretim – ortaokul bilgilerinin olmasına özellikle dikkat edilmeli, belge ve bilgi eksikliği olan dosya tamamlanarak gönderilmelidir.
